Imagine um depósito de materiais de construção onde cada item tem o destino certo, o estoque está sempre atualizado e nenhum produto “some” sem explicação. Essa é a realidade das empresas que dominam o controle de entrada e saída de produtos.
No dia a dia de uma loja, passam centenas de produtos: cimento, ferramentas, tubos, tintas, acabamentos. Se a movimentação não é registrada corretamente, o gestor perde visibilidade sobre o que realmente está vendendo, o que precisa repor e o que está parado ocupando espaço. O resultado é um mix desorganizado, desperdício de dinheiro e até perda de oportunidades de venda.
Atualmente, o controle eficiente não depende apenas de planilhas ou contagens manuais. a tecnologia permite acompanhar cada etapa do processo — da chegada do caminhão de entrega até a saída para o cliente — em tempo real, com alertas automáticos e relatórios de desempenho.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender como implantar um sistema de controle eficiente, quais benefícios ele traz e como o New System, ERP da New Standard para o setor MATCON, pode transformar o jeito que sua loja administra o estoque.
O que é controle de entrada e saída?
O controle de entrada e saída é o processo que registra tudo o que entra e sai do estoque. Ele permite saber, em tempo real, o que está disponível, o que foi vendido, o que precisa ser reposto e o que pode estar encalhado.
Na prática, esse controle garante que a loja saiba exatamente onde está cada produto e quanto há em estoque. Sem esse acompanhamento, qualquer movimentação não registrada — uma devolução, uma venda, um erro na contagem — pode gerar falhas graves no fluxo de caixa e na experiência do cliente.
Em lojas de materiais de construção, o impacto é ainda maior. Produtos como cimento, tubos e tintas têm diferentes volumes, prazos de validade e condições de armazenamento, o que exige uma gestão muito mais detalhada. Um erro simples de registro pode significar falta de produto na hora da venda ou sobra de itens que vão se deteriorar no depósito.
Por isso, o controle de entrada e saída é um registro burocrático e uma estratégia essencial para garantir previsibilidade, reduzir custos e aumentar a produtividade. Quando bem implementado, ele ajuda o gestor a antecipar demandas, evitar rupturas e até negociar melhor com os fornecedores.
Como implementar o controle de entrada e saída de produtos de construção?
Controlar o estoque de uma loja de materiais de construção exige método, disciplina e tecnologia. Não basta anotar as entradas e saídas em um caderno ou planilha: é preciso criar um sistema claro de registros, integrar as informações entre os setores e manter toda a equipe envolvida. Veja as práticas que fazem diferença na rotina das empresas mais organizadas do setor:
Registre as movimentações
Tudo começa com o registro detalhado de cada movimentação. Cada produto que entra deve ser conferido com a nota fiscal e cadastrado corretamente, com informações como código, descrição, lote, data de validade e fornecedor.
O mesmo vale para as saídas: toda venda, devolução, transferência ou consumo interno precisa ser registrada. Esse processo é essencial para evitar erros de contagem e rupturas de estoque. Um sistema ERP como o New System automatiza essa tarefa, vinculando cada entrada e saída às vendas realizadas e às compras efetuadas, garantindo controle total do fluxo.
Exija requisições
Em lojas maiores, onde há mais de um setor acessando o estoque, as requisições ajudam a manter a rastreabilidade dos produtos. Funcionários devem registrar toda retirada, mesmo de itens pequenos, como pincéis ou buchas. Isso evita perdas e desvios e ajuda a identificar padrões de consumo interno. Com um ERP integrado, essas requisições ficam registradas digitalmente e atualizam o estoque automaticamente, sem necessidade de conferência manual.
Utilize a tecnologia
A tecnologia é o principal aliado da gestão moderna de estoque. Um bom sistema de controle integrado substitui planilhas e registros manuais, automatizando as entradas e saídas, gerando alertas de reposição e relatórios precisos sobre o desempenho dos produtos.
Com o New System, por exemplo, é possível cadastrar produtos por código de barras, acompanhar a movimentação em tempo real e ter total visibilidade do estoque físico e virtual, inclusive com integração ao e-commerce da loja.
Mantenha o estoque organizado
Organização física é tão importante quanto a digital. Cada produto deve ter um local fixo e identificado no depósito. Categorizar por tipo, tamanho e uso facilita o acesso e reduz o tempo de separação de pedidos.
Além disso, o layout do estoque deve respeitar critérios de segurança, produtos pesados e de alto giro em áreas de fácil acesso, tintas e solventes armazenados adequadamente, e EPIs sempre separados.
Treine a equipe
Um bom sistema e processos claros perdem eficiência se a equipe não for treinada para segui-los. Explique a importância do registro, ensine o uso do sistema e crie uma rotina de conferência semanal ou quinzenal. Quando o time entende o impacto da gestão correta no resultado da loja, o engajamento aumenta e os erros diminuem.
Compartilhe as informações
O controle de estoque não é responsabilidade apenas do almoxarifado. O setor de compras, vendas e financeiro precisam ter acesso aos mesmos dados para tomar decisões mais assertivas. Com o ERP New System, todos os departamentos operam com informações atualizadas em tempo real, o que facilita o planejamento de reposições, campanhas promocionais e controle de custos.
Quais são os benefícios do controle de entrada e saída de produtos de construção?
Um controle eficiente de entrada e saída de mercadorias é muito importante para a gestão de uma loja de materiais de construção. Sem ele, o gestor opera “no escuro”, tomando decisões baseadas em suposições e não em dados concretos.
Já com processos bem definidos e o apoio de um sistema de gestão integrado, é possível transformar o estoque em um verdadeiro centro de inteligência do negócio — que orienta compras, precificação, atendimento e até o planejamento de marketing:
Evita faltas e excessos
A falta de produtos no estoque é uma das principais causas de perda de vendas no setor MatCon. Quando o cliente chega em busca de um tipo específico de argamassa, tinta ou ferramenta e não encontra, dificilmente espera: ele compra em outro lugar. Já o excesso de estoque representa capital parado e perda de espaço físico, além de aumentar o risco de avarias e deterioração.
Com um controle estruturado e a digitalização, o gestor consegue identificar o ponto de equilíbrio entre demanda e disponibilidade. O sistema registra o histórico de vendas, calcula o giro dos produtos e emite alertas automáticos quando o nível de estoque se aproxima do limite mínimo. Dessa forma, a loja evita rupturas e mantém o fluxo de vendas constante, sem precisar recorrer a compras emergenciais (que geralmente custam mais caro).
Reduz custos
Cada produto em excesso gera um custo invisível: espaço de armazenamento, manutenção, limpeza, depreciação e até impostos sobre o valor estocado. Por outro lado, quando há falta de controle, é comum comprar itens repetidos ou fora de época — e esses erros impactam diretamente o fluxo de caixa.
Com um sistema ERP, o gestor tem visão completa sobre o estoque real, o financeiro e o ritmo de vendas. Isso permite planejar melhor as compras, negociar volumes ideais com os fornecedores e otimizar o capital de giro. Além disso, é possível monitorar perdas e quebras, identificar as causas e atuar preventivamente, reduzindo desperdícios e retrabalhos.
Aumenta a produtividade
Em muitas lojas, o tempo gasto apenas para localizar produtos ou atualizar planilhas de controle pode consumir horas preciosas do dia. Automatizando o processo, tudo fica mais rápido: cada entrada ou saída é registrada em tempo real, as informações são compartilhadas entre setores e o atendimento ao cliente se torna mais fluido.
Por exemplo, o vendedor no balcão pode verificar instantaneamente se há estoque de uma tinta específica e confirmar a disponibilidade em segundos. Isso acelera o atendimento, reduz filas e melhora a experiência de compra — o que também reflete em fidelização.
Melhora a qualidade
O controle de entrada e saída também garante rastreabilidade total: é possível saber quando cada lote entrou, quem foi o fornecedor, para qual cliente o produto foi vendido e qual foi o valor da transação. Essa visibilidade é essencial para identificar gargalos, corrigir falhas e garantir conformidade fiscal.
Uma boa gestão de estoque também permite trabalhar com indicadores de performance, como o tempo médio de permanência dos produtos no depósito, a acurácia do inventário e o índice de perdas. Esses dados orientam decisões estratégicas e ajudam o gestor a elevar o nível de maturidade da operação.
Promove a segurança
Com registros automáticos e integrados, o risco de divergências e perdas não identificadas diminui drasticamente. Cada movimentação fica documentada, o que inibe fraudes e falhas humanas. Essa transparência traz confiança para toda a equipe e facilita auditorias, seja por parte da contabilidade, da gestão ou dos órgãos fiscais.
Como a New Standard pode ajudar?
Gerenciar o controle de entrada e saída de produtos de forma manual é como tentar construir uma casa sem planta: você até começa, mas perde tempo, material e precisão no processo.
A New Standard entende que o estoque é um tema sensível para o gestor de qualquer loja de materiais de construção — e que, para ele funcionar de forma eficiente, é preciso tecnologia, integração e previsibilidade.
O New System ERP foi desenvolvido exatamente para resolver esse tipo de desafio. Ele centraliza todas as informações da loja em um único ambiente digital, permitindo que o gestor acompanhe em tempo real cada movimentação do estoque, desde a chegada do produto até a venda ao cliente final.
Com a automação completa do controle de entrada e saída, o sistema elimina anotações manuais, reduz falhas humanas e mantém os dados sempre atualizados. As compras são vinculadas automaticamente às notas fiscais, as saídas são registradas no momento da venda e o estoque é ajustado sem intervenção manual.
Principais benefícios que o New System entrega ao gestor MatCon
- Acuracidade total dos dados: você sabe exatamente o que tem em estoque, o que precisa comprar e o que está vendendo mais.
- Alertas automáticos de reposição: o sistema indica quando o estoque de determinado item atinge o limite mínimo, evitando rupturas.
- Controle integrado de múltiplas filiais ou depósitos, com relatórios consolidados.
- Visão estratégica do negócio: cruzamento de dados entre estoque, vendas e financeiro para planejar compras, promoções e investimentos.
- Facilidade na tomada de decisão, com dashboards e relatórios dinâmicos.
- Integração com e-commerce e PDV, mantendo o estoque sincronizado em todos os canais.
Mais do que um software, o New System funciona como uma extensão da gestão — ajudando o gestor a transformar dados em ação, reduzir custos operacionais e otimizar o fluxo da operação.
Ao automatizar o controle de entrada e saída, o gestor libera tempo e energia para o que realmente importa: vender mais, atender melhor e crescer com segurança.
O controle inteligente começa com dados, não com planilhas
Gerenciar estoque de materiais de construção é um desafio diário — e não por acaso, uma das maiores fontes de prejuízo do setor está justamente na falta de visibilidade sobre o que entra e sai da loja. E cada erro tem um custo: um produto esquecido, um pedido atrasado, uma venda perdida.
Mas essa realidade pode ser completamente diferente. A digitalização do controle de estoque, quando feita com as ferramentas certas, transforma o caos em clareza. O New System ERP, da New Standard, foi desenvolvido justamente para simplificar o dia a dia do varejo de materiais de construção e colocar o gestor no controle de cada etapa da operação.
Quer entender como o New System pode otimizar o controle de estoque da sua loja e reduzir custos operacionais? Entre em contato com a equipe da New Standard e veja como a tecnologia pode construir resultados sólidos para o seu negócio.